ZXL heeft het proces voor creditfacturen geoptimaliseerd. Een van de wijzigingen is dat vervolgacties automatisch worden aangemaakt in de workflow op het moment dat een afgewezen factuur niet volledig wordt gecrediteerd.

Deze uitleg is bedoeld voor collega's die approvals beoordelen. We leggen uit wanneer er geen actie nodig is en wanneer een nieuwe approval wel beoordeeld moet worden.

Hoe werkt het?

Wanneer een factuur wordt afgewezen, vraagt ZXL de leverancier om een creditfactuur. Zodra deze is ontvangen, verwerkt ZXL deze automatisch.

·         Volledige credit

Is het volledige afgewezen bedrag gecrediteerd? Dan is de correctie afgerond en hoef je niets meer te doen.

·         Gedeeltelijke credit

Is slechts een deel van het afgewezen bedrag gecrediteerd? Dan wordt automatisch een nieuwe approval aangemaakt voor het resterende verschilbedrag. Deze approval moet nog worden beoordeeld.

Let op:

·         Een negatief bedrag betekent dat er meer is gecrediteerd dan oorspronkelijk gevraagd.

·         Een positief bedrag betekent dat er minder is gecrediteerd dan oorspronkelijk gevraagd.

Het verschilbedrag moet vervolgens worden beoordeeld.

Specifiek voor DIB-orders

Bij DIB-orders kan de situatie anders zijn. Het verschilbedrag hangt af van de manier waarop de order is ingelegd.

Voorbeeld: order van € 0,01

Wanneer een order voor € 0,01 is ingelegd en vervolgens een factuur wordt ontvangen, ontstaat er vrijwel altijd een prijsverschil. Hiervoor wordt automatisch een price approval aangemaakt.

Soms is slechts een deel van de factuur onjuist, bijvoorbeeld omdat te veel huurdagen zijn gefactureerd. Wanneer deze price approval wordt afgewezen, vraagt ZXL de leverancier alleen het niet-akkoord bevonden deel te corrigeren.

Het komt voor dat de leverancier uitsluitend een creditfactuur aanmaakt en geen nieuwe debetfactuur verstuurt. In dat geval wordt alleen het teveel gefactureerde bedrag gecrediteerd.

Omdat de oorspronkelijke factuur volledig was afgewezen, toont de nieuwe approval het bedrag dat uiteindelijk nog goedgekeurd kan worden. Dit is dus niet het oorspronkelijk afgewezen bedrag, maar het bedrag dat uiteindelijk betaald mag worden.

Belangrijk

Beoordeel in de nieuwe approval altijd welk bedrag terecht is en betaald mag worden. Het gaat daarbij om het uiteindelijke betaalbare bedrag, niet om het eerder afgewezen bedrag.

Wanneer dit bedrag niet akkoord is, kan de approval opnieuw worden afgewezen met een duidelijke onderbouwing.

Bij akkoord factureert of crediteert ZXL het verschil aan het ziekenhuis.

Overzicht van stappen in het proces en acties

Samenvatting

Wanneer een factuur terecht wordt afgewezen, vraagt ZXL een creditfactuur aan. Is het volledige bedrag gecrediteerd, dan is geen verdere actie nodig. Wordt slechts een deel gecrediteerd, dan wordt automatisch een nieuwe approval aangemaakt voor het resterende verschil.

Bij DIB-orders, en met name orders die voor € 0,01 zijn ingelegd, beoordeel je in deze nieuwe approval het bedrag dat uiteindelijk betaald mag worden. Het gaat dus niet om het eerder afgewezen bedrag, maar om het bedrag dat na de correctie nog akkoord gegeven kan worden.