Beste collega’s,
In het kader van de overgang naar een efficiënter orderbeheer willen we jullie informeren over de aanpak voor het afronden en beheren van openstaande dienst, jaar en buikleen orders. Hieronder de vervolgstappen:
1. Proces dienstorders wordt herzien in Q1
- In Q1 zal ZXL starten met een analyse van de huidige werkwijze en de problemen die ervaren worden bij het inleggen van Diensten en Investeringsorders. Er zal worden bekeken of een andere werkwijze en/of systeemaanpassing nodig is om het proces te verbeteren. ZXL pakt dit samen met de ziekenhuizen op.
- Totdat dit proces verbeterd is, blijven de huidige orders in Odoo actief.
2. Facturatie op meerjarige onderhoudscontracten (diensten)
- Orders voor meerjarige onderhoudscontracten die bekend zijn in Odoo blijven vooralsnog open om verdere facturatie van de leverancier mogelijk te maken. (ZXL dupliceert per factuur een regel voor 1x € 0,01 zodat de factuur verwerkt kan worden. Deze gaat dan de approval flow in, conform procuratie).
- Nieuwe orders kunnen vooralsnog volgens huidige werkwijze worden ingelegd.
3. Jaarorders (bestellingen goederen met een vast afleverschema)
- Afgelopen kwartaal zijn alle open jaarorders waarvoor het leverschema is verlopen, gesloten.
- In Q1 zal ZXL alle orders sluiten waarvoor het leverschema tot 31-12-2024 loopt.
4. SAP-orders
- ZXL merkt dat leveranciers nog op oude SAP orders blijven facturen, terwijl er geen order in Odoo is. Deze facturen werden tot nu toe handmatig via de e-mail aangeboden aan goedkeurders. Dit is een onwenselijke situatie. In de afgelopen maanden is het aantal facturen op oude SAP orders flink afgenomen; daarnaast heeft ZXL een heel aantal oude orders alsnog ingelezen. Dit waren orders waarop tot augustus jl. gefactureerd is.
- Facturen die nu nog binnenkomen op orders die niet bekend zijn in Odoo worden gereclameerd/afgewezen.
- Leveranciers worden geïnformeerd dat zij contact kunnen opnemen met de besteller voor het aanmaken van een nieuwe order.
- Voor oude SAP-orders die niet bekend zijn in Odoo is het essentieel dat nieuwe dienstorders worden aangemaakt en deze wordt doorgegeven aan de leverancier n.a.v. het verzoek van de leverancier.
- Oude SAP orders die bekend zijn in Odoo mogen voor 2025 gebruikt worden. (ZXL dupliceert per factuur een regel voor 1x € 0,01 zodat de factuur verwerkt kan worden. Deze gaat dan de approval flow in, conform procuratie).
- Indien de besteller liever een nieuwe order inlegt, dan moet dit door de besteller met de leverancier afgestemd worden. Immers, er is nog een openstaande oude SAP order die dan niet meer gebruikt kan worden. ZXL zal de order afsluiten.
- Openstaande orders waarvan de werkzaamheden zijn uitgevoerd, dienen gereed gemeld te worden door de besteller.
Mocht je vragen hebben over dit proces of aanvullende informatie nodig hebben, neem dan gerust contact met onze supportdesk.